업무 자동화 프로그램, 어떤 일부터 맡기면 좋을까

“업무 자동화를 하고 싶다”는 말은 많이 하지만, 막상 무엇부터 자동화할지 정하지 못해 미뤄지는 경우가 많습니다. 모든 일을 한꺼번에 자동화하려 하면 비용도 크고 실패하기도 쉽습니다. 이 글은 자동화할 일을 고르는 기준과, 일의 크기에 맞는 도구를 단계별로 정리합니다.

먼저 맡기기 좋은 일의 세 가지 조건

1. 자주 반복된다

매일, 매주 같은 순서로 하는 일일수록 자동화 효과가 큽니다. 한 달에 한 번 30분 걸리는 일보다, 매일 10분씩 하는 일이 한 해로 보면 훨씬 많은 시간을 씁니다.

2. 규칙이 분명하다

“이 열의 값이 비어 있으면 빨간색으로 표시하고, 거래처별로 시트를 나눈다”처럼 규칙을 말로 적을 수 있는 일은 자동화하기 쉽습니다. 반대로 “상황 봐서 판단한다”가 많이 들어가는 일은 사람이 계속 확인해야 합니다.

3. 실수하면 비용이 크다

숫자를 옮겨 적다 한 칸 밀리는 실수, 파일 이름을 잘못 붙여 덮어쓰는 실수처럼 사람이 반복하다 생기는 실수가 큰 손해로 이어지는 일은 시간이 많이 들지 않더라도 자동화할 가치가 있습니다.

한 주 동안 적어 보기

어떤 일이 이 조건에 맞는지 모르겠다면, 일주일 동안 반복 작업을 간단히 기록해 보세요.

빈도와 시간을 곱해 한 달 시간을 계산하고, 규칙이 분명한 일부터 순서를 매기면 첫 번째 자동화 대상이 자연스럽게 정해집니다.

일의 크기에 맞는 도구

자동화에도 단계가 있습니다. 처음부터 맞춤 프로그램을 만들기보다, 작은 도구로 효과를 확인한 뒤 키우는 편이 안전합니다.

1. 이미 있는 기능 쓰기: 엑셀의 필터, 피벗 테이블, 수식만으로 해결되는 일도 많습니다.
2. 엑셀 매크로 기록: Microsoft 안내에 따르면 매크로 기록기는 엑셀에서 하는 작업 단계를 VBA 코드로 기록하고, 매크로 도구는 기본적으로 숨겨진 개발자 탭에 있습니다. 또 매크로는 실행을 취소할 수 없으니 처음 실행할 때는 사본에서 시험하라고 안내합니다. (Microsoft 지원: 매크로 기록기로 작업 자동화)
3. 기성 자동화 도구: 파일 이름 일괄 변경, 폴더 정리처럼 흔한 일은 이미 만들어진 도구가 있는 경우가 많습니다. 설치할 때는 함께 깔리는 프로그램이 없는지 확인하세요.
4. 맞춤 프로그램: 여러 파일과 시스템을 오가거나, 여러 사람이 함께 써야 하거나, 화면이 필요한 일이라면 프로그램을 만드는 편이 낫습니다.

맞춤 프로그램을 맡길 때 준비할 것

맞춤 프로그램으로 가기로 했다면, 위에서 적은 기록이 그대로 요청서가 됩니다.

• 지금 하는 순서를 단계별로 적은 것(화면 캡처가 있으면 더 좋습니다)
• 입력 파일과 결과 파일의 예시(개인정보는 지운 사본)
• 예외 상황: 값이 비었을 때, 형식이 다를 때 어떻게 하는지
• 누가, 어떤 PC에서 쓰는지

GyeokSang도 업무 자동화 도구를 개발 의뢰로 만듭니다. 위 내용을 정리해 문의로 보내 주시면 자동화할 범위와 방법을 함께 정리해 드립니다.

자동화가 실패하는 흔한 이유

• 예외를 빼고 만든다: 평소 흐름만 자동화하면, 값이 비었거나 형식이 다른 파일이 들어오는 날 멈춥니다. 지난 몇 달 동안 있었던 예외를 미리 모아 두세요.
• 결과를 확인하는 단계가 없다: 자동화된 결과도 처음 몇 주는 사람이 확인해야 합니다. 원래 방식과 결과를 나란히 비교할 수 있게 해 두면 믿고 맡길 수 있습니다.
• 만든 사람만 안다: 매크로나 도구를 만든 사람이 자리를 비우면 아무도 고치지 못하는 경우가 많습니다. 무엇을 하는지, 어디를 고치면 되는지 한 장짜리 설명을 남겨 두세요.
• 원본 파일 양식이 바뀐다: 거래처나 다른 부서가 보내는 엑셀 양식이 바뀌면 자동화가 깨집니다. 양식이 자주 바뀐다면 열 이름으로 찾는 방식처럼 변화에 덜 민감하게 만들어야 합니다.

정리

자동화는 “가장 귀찮은 일”보다 “가장 자주, 같은 규칙으로 반복되는 일”부터 시작하는 것이 성공 확률이 높습니다. 작은 도구로 시간을 줄여 보고, 효과가 확인되면 범위를 넓히세요.